Abkündigungen des DATEV Scan-Moduls
Die DATEV eG hat bekannt gegeben, dass das Scan-Modul aus dem Programm „DATEV Belegtransfer“ und die Webvariante des Scan-Moduls in DATEV Upload mobil nicht mehr weiterentwickelt werden. Zum 01.10.2022 werden diese Funktionen aller Voraussicht nach nicht mehr zur Verfügung stehen.
Der eine oder andere DATEV-Anwender unter Ihnen nutzt derzeit vielleicht noch das Scan-Modul (inkl. damit erzeugter Verknüpfungen auf dem Desktop) und wird sich in den kommenden Monaten um eine andere Lösung bemühen müssen.
Klar ist: Die Zahl der digital verschickten Belege nimmt stetig zu und der Bedarf an einer solchen Scanlösung sinkt immer weiter. Trotzdem gibt es immer noch Belege in Papierform, die auch den Weg in die digitale Buchhaltung finden müssen.
Die DATEV selbst nennt folgende Lösungen zum Ersatz für den Wegfall des Scan-Moduls:
- Eine eigenständige (ggf. mit dem Scanner ausgelieferte) Scan-Software, die mit einem ähnlichen zeitlichen Aufwand aus den Papierbelegen PDF-Dateien macht und für den DATEV Belegtransfer in den entsprechenden Ordnern bereitstellt.
- DATEV Upload Mail, womit per E-Mail eingegangene Belege direkt an DATEV Unternehmen online weitergeleitet werden können.
- Die App „DATEV Upload mobil“ zum „Fotografieren“ von Belegen.
- Zudem gibt es auch Lösungen im DATEV-Marktplatz, welche von Drittanbietern entwickelt werden, die die entstehende Lücke füllen können.
Klar ist auch: Egal welche Alternative bei Ihnen zukünftig eingesetzt wird, ohne finanzielle oder zeitliche Investition wird es nicht gehen. Selbst wenn der bisher eingesetzte Scanner eine passende eigenständige Software mitliefert, bedarf es trotzdem der Einrichtung durch den IT-Administrator oder durch den IT-Dienstleister.
Und trotz allem muss es nicht teuer werden. Ein paar Beispiellösungen möchte ich kurz erwähnen:
Kleinstunternehmen: Bei einer sehr geringen Zahl an wöchentlichen Belegen kann über den Einsatz der DATEV-App „DATEV Upload mobil“ nachgedacht werden. In diesem Fall werden die Belege fotografiert und dann ins Rechenzentrum übermittelt. Mit steigendem Belegaufkommen oder häufig mehrseitigen Belegen wird diese Lösung schnell unkomfortabel. Trotzdem bietet sich diese Lösung auch bei allen anderen nachfolgenden Szenarien als Lösung an, wenn beispielsweise Belege von unterwegs erfasst werden sollen, oder wenn Belege sich nicht durch die eingesetzten Scanner erfassen lassen.
kleine Unternehmen: Für kleine Unternehmen, die beispielsweise nur über einen Arbeitsplatz für die Buchhaltungsvorbereitung verfügen, bieten sich Einzelplatzscanner an, deren Software mit konfigurierbaren Profilen arbeiten. Als Beispiel ohne Präferenz wären die PlusTek-Scanner in Verbindung mit der Software DocAction zu nennen.
mittlere Unternehmen und Unternehmensgruppen: Wachsen die Ansprüche an die Buchhaltung(-svorbereitung), beispielsweise durch die Einrichtung mehrerer entsprechender Arbeitsplätze, so können natürlich mehrere Einzelplatzscanner angeschafft werden. Es empfiehlt sich dann ggf. die Datenpfade für den DATEV Belegtransfer zu zentralisieren. Wenn jedoch mehrere Unternehmen ins Spiel kommen, reicht vielleicht die Zahl der konfigurierbaren Profile bei den Einzelplatzscannern nicht mehr aus. Sehr komfortabel sind dann spezialisierte Lösungen, wie die scannerbox. Alle Bearbeitungsschritte bis zum Upload erfolgen hier bereits mittels Bedienfläche am Scanner selbst. Der Nutzer muss sich allerdings zuvor per DATEV SmartLogin authentifizieren.
große Unternehmen und Unternehmensgruppen: Alle zuvor genannten Möglichkeiten stehen natürlich auch für große Unternehmen zur Verfügung. Allerdings kann die Authentifizierung zum Hindernis werden, wenn die Scanarbeit beispielsweise an ein Sekretariat ausgelagert werden soll. Möglicherweise lohnt es sich bei der Neuanschaffung von Kopiersystemen ein Blick in Richtung Sharp zu werfen. Die Kopiersysteme können über Sharp OSA (r) mit der Softwarelösung „Drivve Image“ ebenfalls so konfiguriert werden, dass alle notwendigen Angaben zum Scannen der Belege bereits am Kopiersystem gemacht werden können. Die Belege werden nun beispielsweise im Datenpfad für DATEV Belegtransfer bereitgestellt und können von der Buchhaltung per „Daten senden“ ans Rechenzentrum übermittelt werden.
Der Wegfall des DATEV Scan-Modul ist schade, jedoch sind die Alternativen vielfältig. Wichtig ist dabei, dass die neue Lösung zu den Unternehmensprozessen passt.
Wenn Fragen bestehen, oder eine Beratung zur notwendigen Anpassung benötigt wird, stehe ich gerne zur Verfügung! Rufen Sie an, oder schreiben Sie mir eine kurze E-Mail!
