Datenschutz an Schulen

Es wurde mal wieder Zeit für ein Update an unsere Partnerschulen.

Auf Grund unserer räumlichen Nähe berücksichtigen wir bei unseren allgemeinen Informationen primär das Schulgesetz von NRW, denn wir können uns nicht mit allen 16 Schulgesetzen gleichermaßen beschäftigen. Natürlich stehen wir unseren Mandanten bei Fragen zu den Rechtsgrundlagen anderer Bundesländer jedoch gerne zur Verfügung und versuchen gemeinsam mit Ihnen eine Lösung bzw. Antwort auf Ihre Fragen zu finden.

Neue Arbeitshilfe für unsere Mandanten…

Diesmal haben wir für unsere Mandanten eine neue Orientierungshilfe erstellt. Diese befasst sich explizit mit den Datenübermittlungen, die im schulischen Alltag anfallen. Und auch bei der Ausarbeitung dieser Arbeitshilfe konnten wir primär das Landesrecht NRW berücksichtigen, denn es zeigt sich immer wieder, wie unterschiedlich die jeweiligen Themen in verschiedenen Bundesländern geregelt sind.

Dabei ist uns vor allem aufgefallen, dass gerade die Zusammenarbeit mit dem Jugendamt im Bedarfsfall (mögliche Kindeswohlgefährdung) aus unserer Sicht häufig unzureichend berücksichtigt wird. Aus diesem Grund hat das Thema viel Platz eingeräumt bekommen und es wurde auch auf Rechtsvorgaben anderer Bundesländer verwiesen, damit ein möglichst vollständiges Bild entsteht und die Schule eigene Antworten und Lösungen auf die Fragestellungen diesbezüglich finden kann.

Aufbewahrung von Unterlagen

Zudem möchten wir hier allgemein auf einen Dauerbrenner in der Beratung eingehen: Die Aufbewahrungsdauer von Unterlagen.

Auch hier zeigen sich deutliche Unterschiede zwischen den Bundesländern. Betrachtet man auch hier die Zusammenarbeit mit dem Jugendamt, kommt man zu dem Ergebnis, dass es unklar ist, ob die Zusammenarbeit mit dem Jugendamt in NRW überhaupt dokumentiert werden muss. Kommt man zu dem Ergebnis, dass eine entsprechende Dokumentation angemessen ist, stellt sich die Frage der Aufbewahrungsdauer. In Schulgesetz NRW gibt es dazu die Datenkategorie der „sonstigen Daten“ – wieder andere Bundesländer haben keine „Auffangkategorie“. Und während die Aufbewahrung in NRW dann 5 Jahre ab Beendigung der Schulpflicht beträgt, sind solche Unterlagen in Berlin bereits ein Jahr nach Abschluss des Vorganges zu vernichten.  

Auch wenn wir die Regelung in NRW damit nicht wirklich datenschutzfreundlich finden und uns eine entsprechende Notwendigkeit in Bezug auf die Aufbewahrungsdauer nicht nachvollziehbar erscheint, erleichtert es die Aktenführung und Aufbewahrung.

Vorsicht bei den Unterlagen der Sozialpädagogen!

Zu beachten ist jedoch: Auch wenn die Schulsozialarbeiter ein Teil der Schulkonferenz sind, die Aktenführung ist vom normalen Schulbetrieb getrennt zu betrachten, denn anerkannte Sozialpädagogen unterliegen gem. §203 Abs. 1 Nr. 6 StGB einer besonderen Verschwiegenheit. Daher sind die entsprechenden Akten separat unter Verschluss zu halten!

Datenlöschung ist Pflicht…

Die uns bekannten Aufbewahrungsfristen für Schulen in NRW haben wir nochmals in Muster-Löschtabellen zusammengefasst. Diese Löschtabellen könnten als Grundlage für einen „jährlichen Löschtag“ genutzt werden. Dieser Löschtag kann dann zur Bereinigung der eigenen Unterlagen genutzt werden und sollte dokumentiert werden. So kommen Sie auch der Löschverpflichtung aus dem Datenschutz entsprechend nach. Beachten Sie jedoch: Vor der Löschung/Vernichtung müssen Schulen die Unterlagen regelmäßig dem städtischen/zuständigen Archiv zur Übernahme anbieten! Erst bei einer Ablehnung darf eine Löschung erfolgen. Wenn noch kein Löschtag vorhanden ist, aber Interesse an der Einführung besteht: Wir stehen gerne für eine Beratung bezüglich der Umsetzung zur Verfügung.

Analoge Aktenführung leider auch!

Zur Sicherheit nochmal eine kurze Erinnerung an die Digitalisierung in der Schule: Auch wenn §8 Abs. 2 SchulG NRW und §120 Abs. 5 SchulG NRW eine Digitalisierung ermöglichen und u.a. auch digitale Lehr- und Lernmittel ermöglichen, sehen die Absätze 3 und 5 von §4 SchulG NRW vor, dass Daten, die einer automatisierten Verarbeitung unterliegen, zusätzlich als Papierausfertigung aufbewahrt werden müssen! Dazu gehört das Schüler-Stammblatt, sowie der „sonstige Datenbestand“ gem. Anlage 2 zur VO-DV I NRW. Damit sind auch das Klassenbuch und die Unterlagen der Schulsozialpädagogen von der Pflicht zur analogen Aufbewahrung betroffen.

Auftragsverarbeitung im Schulbetrieb

Letztes Jahr wurden wir mehrfach auf die Nutzung von M365 in Schulen angesprochen. Während die Nutzung zu Corona-Zeiten vorwiegend auf den Distanzunterricht per Teams ausgerichtet war, gilt die Nutzung nun verstärkt der Digitalisierung des Unterrichts. Diesbezüglich weisen wir darauf hin, dass es auch weiterhin unklar ist, ob M365 datenschutzkonform an Schulen und in Unternehmen betrieben werden kann. Dabei wird durch die Datenschutzkonferenz vor allem auf Ungenauigkeiten im AV-Vertrag von Microsoft bezüglich eigener Zwecke von Microsoft hingewiesen. Während wir hier leider noch nicht weiter sind, ist zumindest die Datenübermittlung ins Drittland (USA) weitestgehend unkritisch geworden. Durch das EU-US-DataPrivacyFramework besteht im Grunde ein Angemessenheitsbeschluss der EU, wonach die USA kein unserer Drittstaat mehr ist. Übrigens gilt dies damit auch für den Einsatz anderer Drittanbieter, wie Zoom. Auch wenn damit nicht alle Fragen vom Tisch sind, erleichtert diese rechtliche Änderung die Einbeziehung entsprechender Anbieter.

Fazit

Bei den Schulen zeigt sich eine Schwäche des Föderalismus. Es bedurfte der Recherche und Berücksichtigung von Regelungen aus mehreren Bundesländern, damit sich ein annährend rundes Bild in Bezug auf die Zusammenarbeit mit den Jugendämtern ergab. Die Kooperation und Kommunikation selbst, wird dabei immerhin bereits seit ca. 12 Jahren durch das „Gesetz zur Kooperation und Information im Kinderschutz (KKG)“ unterstützt. Auch die Aufbewahrung von anderen Unterlagen im Schulbetrieb ist unterschiedlich geregelt und damit unübersichtlich.

Dazu kommt die Pflicht zur Führung von analogen Akten (zumindest in NRW). Ein Dinosaurier in der digitalen Zeit. Betrachtet man dagegen allerdings wie oft Schulen und öffentliche Einrichtungen in letzter Zeit digitalen Angriffen und Ransomware ausgesetzt waren, ist das analoge Backup vielleicht nicht die schlechteste Idee!

Wir freuen uns über Rückmeldungen zu unseren Informationen und stehen gerne bei Fragen zur Verfügung.

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