Die Pflicht zur E-Rechnung – sie ist da!
Vielleicht ist dies keine brandheiße Neuigkeit mehr, denn auf vielen Kanälen wurde bereits auf die kommende Pflicht zur E-Rechnung hingewiesen. In diesem Beitrag fasse ich jedoch alle aus meiner Sicht relevanten Informationen zusammenzufassen.
Am 22.03.2024 hat der Bundesrat dem Vermittlungsergebnis zum Wachstumschancengesetz zugestimmt. Die neue E-Rechnungspflicht wird für Unternehmen in Deutschland damit ab dem 1. Januar 2025 Realität werden und betrifft vor allem den B2B-Bereich (Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen).
Warum diese Änderung?
Die E-Rechnungspflicht ist Teil der ViDA-Initiative der EU-Kommission, die ein elektronisches Meldesystem einführen möchte. Dieses System soll unter anderem die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzen. Ursprünglich war geplant, die Änderungen bis 2028 umzusetzen, aber mittlerweile wird eine Verschiebung auf 2030 oder 2032 diskutiert.
Was ändert sich?
Während bisher in §14 Abs. 1 S. 5 UStG festgelegt wird, dass eine Rechnung auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln ist, wird die elektronische Übermittlung zukünftig zur Pflicht!
Zudem wird bisher nur definiert, dass eine elektronische Rechnung eine Rechnung ist, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Daher erfüllt aktuell jedes elektronische Dokument die Anforderung einer elektronischen Rechnung, am bekanntesten dürfte hier wohl die Rechnung als PDF-Datei sein.
Zukünftig ist eine elektronische Rechnung allerdings „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt“ wird. Dieses strukturierte Format muss „der Liste der entsprechenden Syntaxen … entsprechen“. Vereinfacht ausgedrückt: Die elektronische Rechnung muss ein strukturiertes Datenformat enthalten, damit die Rechnung maschinenlesbar ist und automatisiert verarbeitet werden kann.
Ergebnis: Reine PDF-Rechnungen erfüllen nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung!
Wann muss mein Unternehmen mit E-Rechnungen umgehen können?
Wie bereits in der Einleitung erwähnt, beginnt die Pflicht zur (neuen) elektronischen Rechnung bereits am 01.01.2025. Ab dem genannten Datum müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können.
Für die Erstellung von E-Rechnungen wird es Übergangsfristen geben. Diese werden gem. der Beschlussempfehlung des Vermittlungsausschusses in §27 Abs. 38 UStG festgehalten werden. Folgende Fristen sind dabei vorgesehen:
In den Jahren 2025 und 2026 ändert sich noch nichts. Deshalb „kann eine Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 … auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, … übermittelt werden“. Eine Berücksichtigung der Strukturvorgabe ist dabei ebenfalls nicht nötig.
Unternehmen, deren Umsatz 2026 nicht mehr als 800.000 EUR betragen hat, können auch 2027 noch die Übergangsfrist nutzen und ebenfalls die Rechnungen wie bisher übermitteln. Unternehmen mit mehr Umsatz müssen jetzt bereits E-Rechnungen ausstellen, oder ersatzweise die Rechnungen mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) bereitstellen.
Ab 2028 gilt dann endgültig die Pflicht zur E-Rechnung, wobei wohl weiterhin die Übermittlung per EDI möglich bleibt, wenn das Datenformat der CEN-Norm EN 16931 entspricht oder kompatibel ist.
Was passiert, wenn die Fristen nicht eingehalten werden?
Da alle anderen Formen der Übermittlung zukünftig vom §14 UStG nicht mehr als Rechnung anerkannt sein dürften, ist davon auszugehen, dass diese „Belege“ ihre Vorsteuerberechtigung verlieren.
Aufbewahrungspflichten für elektronische Rechnungen
Die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen unterliegt besonderen Aufbewahrungspflichten, die sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben:
Gemäß § 257 HGB sind Gewerbetreibende verpflichtet, Geschäftsunterlagen wie Handelsbücher, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Handelsbriefe aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt sechs bis zehn Jahre, je nach Art der Geschäftsunterlage.
Die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht ist in der Abgabenordnung geregelt, insbesondere in § 147 AO. Unternehmen müssen (elektronische) Rechnungen gemäß den Vorschriften der AO aufbewahren. Nach § 140 AO wird die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht nicht nur durch Vorschriften der AO begründet, sondern auch durch “andere Gesetze” (z. B. Umsatzsteuergesetz), soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Hier beträgt die Aufbewahrungspflicht zehn Jahre.
Bei der Planung der eigenen Prozesse ist bei der Aufbewahrung darauf zu achten, dass § 257 Abs. 3 HGB vorgibt, dass sichergestellt wird, dass die Unterlagen unverändert und dauerhaft verfügbar sind. Der eigene Prozess muss demnach sicherstellen, dass die Unterlagen unveränderbar und gegen versehentlichen oder absichtlichen Verlust geschützt sind.
Wie kann die Integrität und Verfügbarkeit der Unterlagen sichergestellt werden?
Die Integrität kann vor allem auf zwei Arten sichergestellt werden:
- In dem die Geschäftsunterlagen mit digitalen Signaturen und signierter Prüfsummen gespeichert werden, so dass eine Änderung der Unterlagen erkannt werden kann.
- Durch Versionierung der Dokumente, wie es beispielsweise in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) üblich ist.
Die Verfügbarkeit der Geschäftsunterlagen kann durch eine oder mehrere der nachfolgenden Maßnahmen sichergestellt werden:
- Durch entsprechende Software- bzw. Benutzerrechte wird eine Löschung der Unterlagen unterbunden. Auch dies ist in einem Dokumentenmanagementsystem üblich.
- Zudem sorgen redundante Speicherungen und Datensicherungen für die notwendige Wiederherstellbarkeit, sofern es zu technischen Störungen kommt.
- Auch Cloud-Speicher können bei der Erreichung der Schutzziele unterstützen.
Zudem ist es wichtig, dass auch die Mitarbeiter wissen, wie mit den Geschäftsunterlagen umgegangen werden muss. Daher sind auch Mitarbeitersensibilisierungen und organisatorische Richtlinien notwendig, damit die Schutzziele erreicht werden.
Empfehlungen für Unternehmen:
Auch wenn die Übergangsfristen großzügig sind, sollten die notwendigen Schritte zur Einhaltung der Pflicht zur E-Rechnung geprüft, geplant und in angemessener Geschwindigkeit umgesetzt werden.
Empfang von E-Rechnungen:
Einer der ersten Schritte sollte es sein, entsprechende Rechnungen fristgerecht empfangen zu können, da diese Verpflichtung bereits am dem 01.01.2025 auf alle Unternehmen zukommt. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass die elektronischen Rechnungen lückenlos gespeichert werden.
Möglich wäre die Einrichtung einer E-Mail-Adresse für den Empfang der Rechnungen, wie es bereits heute in vielen Unternehmen umgesetzt wird. Diese spezielle E-Mail-Adresse kann dann, sofern vom Buchhaltungssystem unterstützt, direkt an dieses System übergeben werden. Zudem sollte die Unveränderbarkeit der Rechnungen sichergestellt werden.
Versand von E-Rechnungen:
Mit Ablauf der Übergangsfristen wird auch der Versand von strukturierten elektronischen Rechnungen verpflichtend. Bereits zuvor wurde darauf hingewiesen, dass die normalen PDF-Rechnungen, die heute von vielen Programmen zur Rechnungsschreibung erzeugt werden, den neuen Anforderungen nicht mehr entsprechen.
Klären Sie daher mit Ihrem Softwarehersteller, ob oder ab wann die neuen Anforderungen umgesetzt sind und damit die Pflicht zur E-Rechnung erfüllt werden kann.
Auch bei den selbst erstellten E-Rechnungen muss die Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit der Belege sichergestellt werden. Leider erfüllen nicht alle derzeit am Markt verfügbaren Systeme diese Voraussetzungen. Ggf. müssen die ausgehenden E-Rechnungen daher auch unternehmensintern noch weiterverarbeitet werden.
Schulung der Anwender:
Klären Sie Ihre Mitarbeiter darüber auf, welche Anforderungen zukünftig an eine Rechnung gestellt werden und wie die Vorgaben im Unternehmen umgesetzt und sichergestellt werden.
Wie kann ich unterstützen?
Ich kann bei der Umsetzung der E-Rechnung im Unternehmen auf zwei Arten unterstützen:
- Zuerst beleuchten wir die bisherigen Prozesse im Rechnungswesen. Gemeinsam planen wir die notwendigen Schritte und ich begleite das Unternehmen bei der Umsetzung.
- Ich habe mich im Vorfeld mit dem Thema befasst und für mich das passende Paket an Lösungen zusammengestellt, welches einen konformen Umgang mit der E-Rechnung ermöglicht. Diese Lösungen stelle ich gerne vor und ermögliche so einen schnellen Start!
