DATEV (Lohn)Buchhaltung ohne Windows?
Auf Grund der Anfrage eines befreundeten IT-Dienstleisters habe ich heute mal eine kurze Zusammenfassung vorbereitet, die ich euch nicht vorenthalten möchte.
Kernfrage: Kann das anfragende Unternehmen von der on premise-Software auf eine Cloudlösung der DATEV eG umgestellt werden?
Ohne zu wissen, welche Software aktuell im Einsatz ist, kann die Frage natürlich so nicht beantwortet werden. Nach eine ersten Besprechung stellt sich heraus, dass das Unternehmen die Lohnabrechnung im Haus durchführt und damit war klar: Um die Windows-Software kommen wir nicht herum. Derzeit gibt es keine komplett in die Cloud verlagerte Lohnabrechnung bei der DATEV.
Nachfolgende Zusammenfassung habe ich als „grobe Leitlinie“ vorbereitet, damit man grob ermitteln kann, ob ein Unternehmen zwingend die DATEV-Software vor Ort benötigt, oder ob auch eine Anwendung im RZ bereitstehen würde:
DATEV Rechnungswesen, DATEV Lohn und Gehalt und DATEV LODAS (Nr. 2 und 3 sind Lohnprogramme) sind Windows-Programme. Eine reine Cloud-Alternative der DATEV gibt es dazu nicht.
Es ist eine arbeitsteilige Bearbeitung im Zusammenhang mit dem Steuerberater möglich!
Rechnungswesen:
- Belegerfassung durch den Mandanten in DATEV Unternehmen online.
- Der Steuerberater bucht dann die Bewegungen in DATEV Rechnungswesen (eigene Instanz beim Steuerberater).
- Auswertungen stellt der Steuerberater dann wieder in DATEV Unternehmen online zur Verfügung.
Lohn:
- Der Mandant erfasst die Lohnbewegungen in DATEV Lohn-Vorerfassung / DATEV Personal online.
- Der Steuerberater ruft die Bewegungen ab und führt die Abrechnung in der eigenen Softwareumgebung durch.
- Ergebnisse stellt der Steuerberater als Auswertungen in DATEV Unternehmen online bereit.
Sofern aber kein Steuerberater an den Prozessen beteiligt ist, muss die Windows-Software eben beim Mandanten laufen.
Entweder eben on premise, oder im RZ. DATEV-ASP oder PartnerASP (von Systempartnern) wird angeboten und läuft dann auch im DATEV-RZ – in beiden Fällen mietet man so gesehen RDP-Zugriffe auf Windows-Installationen in Nürnberg. Ansonsten steht es natürlich frei, die Lösungen in einem RZ des Vertrauens selbst zu hosten (z.B. TerraCloud).
Bei einer Bereitstellung im RZ müssen wir nur über das Lizenz-Management sprechen – ggf. sind ein USB-Server und ein weiterer Stick notwendig. Gerade wenn bisher ein Einzelplatz installiert war und die DF genutzt wurde. Dies sollte bei einem gemeinsamen Planungsgespräch besprochen werden.
Egal wo die Software läuft – Windows- und DATEV-Updates sind notwendig.
Im Lohn kann die Updatehäufigkeit durch die Wahl von DATEV Lohn und Gehalt oder DATEV Lodas beeinflusst werden.
- DATEV LODAS:
- Weniger Updates pro Jahr, weil die Erfassung der Daten und Ausgabe der Auswertungen in der Windows-Software durchgeführt wird, die eigentliche Abrechnung jedoch im RZ erfolgt.
- Vorteil: Weniger Updates, schmaler Fußabdruck.
- Nachteil: Die Abrechnung dauert länger. Abrechnung vorbereiten -> Probeabrechnung senden -> auf RZ-Verarbeitung warten -> Auswertungen prüfen -> wenn nicht ok, Vorgang wiederholen, sonst: -> Monatsabschluss senden -> auf RZ-Verarbeitung warten -> Auswertungen abrufen, drucken und verteilen…
- DATEV Lohn und Gehalt:
- Häufigere Updates, weil die komplette Abrechnungslogik VOR ORT beim Unternehmen vorhanden ist.
- Vorteil: Abrechnung vorbereiten bis Auswertungen drucken -> zwar mit Rechenzeit verbunden, aber diese Wartezeit ist in der Regel kürzer als die Dauer der RZ-Verarbeitung.
- Nachteil: Eben mehr Updates und mehr Speicherbedarf…
Zur Vollständigkeit: Wird beispielsweise lediglich DATEV Auftragswesen eingesetzt, dann kann tatsächlich ein Wechsel auf DATEV Auftragswesen next eine Reduzierung des administrativen Aufwandes bedeuten, denn hier steht in der Tat eine Cloud-Lösung als Alternative bereit. Auch hier wieder mit einer Ausnahme: Wird der XML-Import in Auftragswesen für den Vorgangsimport genutzt, dann ist man auch hier wieder an die Windows-Version gebunden.
Ich hoffe die grobe Zusammenfassung ist verständlich. Auf Schnittstellen und Nebenprodukte bin ich jetzt nicht eingegangen, denn dies würde den Rahmen sprengen. Mehr als eine grobe Übersicht soll es nicht sein. Wer Fragen dazu hat, kann sich gerne bei mir melden!
