Bundesregierung zur E-Rechnung – mit Halbwahrheiten Unternehmen beruhigen?
Laut einem Bericht des Heise-Verlages hat die Bundesregierung in Ihrer Antwort auf eine Anfrage der CDU/CSU darauf hingewiesen, dass für den zukünftigen Empfang einer E-Rechnung die Bereithaltung eines E-Mail-Postfaches ausreichend sei.
Zitat: „Für den Empfang einer E-Rechnung reicht die Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs aus“
Rein technisch wird dies so korrekt sein, immerhin handelt es sich bei einer E-Rechnung entweder um eine XML-Datei (XRechnung) oder um eine PDF-Datei mit eingebetteten E-Rechnungsanteilen (ZUGFeRD). Die Übertragung kann daher problemlos per E-Mail erfolgen.
Im weiteren Verlauf wird dann jedoch im Bericht auch darauf hingewiesen, dass die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfüllt sein müssen.
Die Belege (elektronisch empfangen) müssen also über die gesamte Aufbewahrungszeit vollständig und unverändert vorgehalten werden. Dies bedeutet, dass die Belege vor Veränderung und Verlust geschützt sein müssen. Eine gesetzliche Vorgabe zum WIE gibt es nicht, technisch wird ein normales E-Mail-Postfach jedoch nicht ausreichend sein.
Ein Ausdruck „als Backup“ erfüllt übrigens nicht die Anforderungen der GoBD, denn die Aufbewahrung muss bei elektronisch erhaltenen Belegen ebenfalls in elektronsicher Form erfolgen.
Es kommt also darauf an, wie die Belege weiterverarbeitet werden. Hier muss jedes Unternehmen den eigenen Weg finden. Viele Hersteller von Warenwirtschaftsprogrammen entwickeln aktuell Schnittstellen für den Empfang entsprechender Rechnungen oder bieten diese sogar bereits an. Auch der betreuende Steuerberater kann ein passender Ansprechpartner sein, denn auch die Hersteller der Steuerberatungsprogramme bieten ggf. entsprechende Empfangs- und Archivierungslösungen für die Mandanten an.
Wer als Unternehmer oder Steuerberater noch Bauchschmerzen in Bezug auf die Umsetzung der E-Rechnung hat, kann gerne Kontakt mit mir aufnehmen.
